Wir freuen uns sehr sehr sehr heute Lisa von mein feenstaub als Gastautorin auf dem BLOGST Blog zu haben. Lisa verrät Euch etwas über ein Wundertool für Blogger – Trello! 

Redaktionsplanung mit Trello

Welches Tool nutzt ihr, um eure Ideen für Blogposts zu sammeln, eure geplanten Beiträge zu organisieren und eure To Dos zu planen, was Mails und Co. angeht? Mein heiliger Gral dafür heißt Trello. Trello ist ein Tool für Projektmanagement, mit dem ihr Listen erstellen, diese mit sogenannten Karten für einzelne To Dos versehen und, wenn ihr das wollt, mit anderen zusammenarbeiten könnt. Ich nutze Trello sowohl für meinen Blog alleine, als auch beruflich, um die Arbeit im Team zu koordinieren. Trello gibt es sowohl als Browser-Version, als auch als App fürs Smartphone. 

Heute zeige ich euch, wie ihr eure Redaktionsplanung rund um den Blog ganz easy mit Trello koordinieren und im Auge behalten könnt.

So funktioniert Trello

Legt euch zunächst ein neues Board an, das z.B. „Blog-Organisation“ heißt. Wenn ihr das Board angelegt habt, ist es erst einmal leer (siehe Screenshot). Nun habt ihr die Möglichkeit, über „Add a list“ Listen eurer Wahl anzulegen. Macht das!

Hier gibt es unfassbar viele Optionen, wie ihr eure Listen strukturieren könnt. Bei mir hat sich folgende Möglichkeit bewährt. Ich habe Listen angelegt für:„Redaktionsplan“, „Blog-Ideen“, „In Progress“ und „To Do Mails“. Außerdem habe ich mir eine „Done“-Liste angelegt. Man kann erledigte Karten zwar auch über die Archiv-Funktion archivieren, aber ich schieb‘ die immer so gerne rüber.

Redaktionsplan

Hier trage ich meine geplanten Blogposts ein und weise ihnen ein Datum zu, wann der Post fällig ist. Klickt dafür einfach auf die Karte, dann auf „Due Date“ und legt Datum und Uhrzeit fest. Der Clou: So landet das auch in eurem Trello-Kalender – gleich mehr dazu!

Zudem weise ich jedem Post eine Farbe zu, so sehe ich auf einen Blick, um welche Kategorie aus meinem Blog es sich handelt. Gelb steht für DIY, hellblau für Lettering, und so weiter. So habe ich immer einen schönen Mix und kann gleich sehen, ob meine Abfolge an Blogposts einigermaßen abwechslungsreich ist.

Blog-Ideen

In der Liste „Blog-Ideen“ lege ich immer, wenn mir eine gute Idee kommt, eine neue Karte an – auch diesen Ideen weise direkt eine Farbe zu, damit ich auf einen Blick sehen kann, um welche Kategorie es sich handelt. Wenn ich die Idee angehen möchte, ziehe ich sie rüber in „In Progress“.

In Progress

In der Liste „In Progress“ befinden sich alle Posts, die ich momentan bearbeite, völlig egal, wie der Stand ist – ob die Fotos schon gemacht sind, bearbeitet werden müssen oder ich noch gar nicht damit angefangen habe, aber das bald möchte. Dafür gibt es die Option „Checkliste“. Klickt einfach auf die Karte und dann auf „Checklist“. Hier könnt ihr nun alle Aufgaben eintragen, die ihr für den Post umsetzen müsst. Als Inspiration – das kann das zum Beispiel so aussehen: „Material kaufen, Set dekorieren, Fotos machen, Foto-Auswahl, Fotos bearbeiten, Text schreiben, Veröffentlichen, Facebook, Instagram, Pinterest, Twitter, …“

Werdet so kleinschrittig oder wenig kleinschrittig, wie ihr gut klarkommt. Das beste Gefühl, wenn’s erledigt ist: Die Checkliste abzuhaken! Denn der blaue Balken, den ihr über der Checkliste seht, füllt sich je nach Fortschritt. Innerhalb der Karten habt ihr außerdem die Möglichkeit, einen Anhang hinzuzufügen oder weitere Mitglieder zu ergänzen, die auch die Karte kommentieren können.

Kalenderfunktion

Wenn ihr all euren Posts in der Redaktionsplan-Liste mit Datum versehen habt, erscheinen sie in eurem Trello-Kalender. Dafür müsst ihr erst einmal das Kalender-Powerup über das Menü rechts am Rand via „Enable“ aktivieren.

Dann habt ihr die Möglichkeit, die Kalenderfunktion über den Button „Calendar“ oben rechts aufzurufen. So habt ihr den Überblick darüber, wann welcher Post online gehen wird.   

Kleines Manko: In der mobilen Version von Trello gibt es keinen Kalender. Deshalb nutze ich selbst die Kalenderfunktion der Redaktionsplanung nicht wirklich, sondern habe den Trello-Kalender zusätzlich mit meinem Google-Kalender verknüpft. Hier findet ihr eine Anleitung von Trello direkt, wie das geht.

„To Do Mails“

In meiner Liste „To Do Mails“ schreibe ich ganz einfach alles rein, was ich E-Mail-technisch in Bezug auf meinen Blog zu tun habe – z.B. „mit einem Angebot auf eine Mail antworten“, „eine Rechnung schreiben und schicken“, o.ä. Noch ein tolles Feature, das Trello kann: Ihr könnt Mails aus eurem Postfach an eine Mailadresse senden, die Trello generiert. So erscheinen diese Mails als Karte in eurem Trello-Board, ihr könnt sie über Trello aufrufen und müsst somit nicht zwischen Mails und Trello springen. Klickt dafür einfach das Menü an und dann auf „E-Mail to Board Settings“. Hier generiert euch Trello eine Mailadresse, die ihr am besten in eurem Mailprogramm als Kontakt anlegt, bei mir heißt der Kontakt „0_Trello“.

Soweit, so gut! Das sind die wichtigsten Features von Trello für eure Redaktionsplanung. Trello kann darüber hinaus noch viel mehr und lässt sich mit einigen weiteren Apps verknüpfen. Mit welchem Tool macht ihr eure Redaktionsplanung? Benutzt ihr ebenfalls Trello?

Diesen Post für später merken: